Правила заполнения трудовых книжек на курсах кадрового учета

Порядок оформления и заполнения трудовых книжек

Трудовая книжка — это основной документ, отображающий трудовую деятельность человека. Она подтверждает факты трудовой биографии работника, его квалификационный и карьерный рост, а также отношение к труду. Кроме того, это основной источник сведений для подсчёта трудового и страхового стажа.

Процедура ведения и хранения трудовых книжек, которой, в частности, определяется и порядок внесения изменений в трудовые книжки, утверждена Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках».

Каждая запись в трудовую книжку наделяется порядковым номером в рамках соответствующего раздела. В соответствии с Инструкцией по заполнению трудовых книжек, записи дат в трудовых книжках осуществляются арабскими цифрами, месяц и число указываются двузначными цифрами, а год — четырёхзначной. Все записи осуществляются аккуратно без сокращений чернилами (пастой) чёрного, синего или же фиолетового цвета.

Подлежат внесению в трудовую книжку записи о приёме на работу, переводе работника на иное постоянное место работы, и о его увольнении. Также указываются основания прекращения трудового договора и все сведения о поощрениях за успехи в работе. Сведения о дисциплинарных взысканиях внесению в трудовую книжку не подлежат, исключением являются случаи, когда в качестве такого взыскания выступает увольнение работника. По месту работы в трудовую книжку вносятся также записи о времени воинской службы и обучения на курсах по повышению квалификации, переквалификации или подготовке кадров.

При заполнении трудовой книжки, на основании паспорта или другого удостоверяющего личность документа, а также документов об образовании и полученной квалификации, в неё вносятся такие сведения о работнике:

• ФИО работника;
• дата его рождения (год, число, месяц);
• образование;
• профессия и специальность.

В случае если работник первый раз устраивается на работу, на должность, не требующую специальных навыков и знаний, запись о его профессии может быть сделана без соответствующих документов.

Работник должен быть ознакомлен под расписку в своей личной карточке с каждой вносимой в трудовую книжку записью.

Работник и лицо, несущее ответственность за выдачу трудовых книжек, ставят свои подписи на первой странице трудовой книжки, подтверждая правильность внесённых данных. Затем ставится печать организации, если она впервые заполняла трудовую книжку. Ведомости, вносимые на первую страницу, также могут заверяться печатью отдела кадров.

Все записи в трудовой книжке осуществляются на основании приказов или распоряжений администрации предприятия на протяжении недели с момента издания такого приказа или распоряжения, за исключением прекращения трудовых отношений. В последнем случае запись касательно расторжения трудового договора вносится непосредственно в день его расторжения.

В раздел «Сведения о работе» заполняется полное, а также, при наличии такового, сокращённое наименование предприятия. Под этим заголовком осуществляются следующие записи:

• в первой графе проставляется порядковый номер производимой записи;
• во второй отмечается дата приёма на работу;
• в третьей отмечается принятие или назначение в соответствующее структурное подразделение организации с обозначением его полного наименования, указанием должности, профессии, квалификации и специальности.
• в четвёртую графу заносят дату и номер приказа по предприятию, согласно которому внесена запись.

Запись об увольнении осуществляется в следующем порядке:

• в первой графе указывается порядковый номер записи об увольнении;
• во второй обозначается дата увольнения работника;
• в графе №3 производится запись о причинах увольнения;
• в четвёртую заносят дату и номер приказа по предприятию, согласно которому внесена запись.

Все записи в трудовую книжку касательно причин прекращения трудового договора осуществляются со строгим соблюдением формулировок действующего ТК РФ или другого федерального закона, с обязательной ссылкой на соответствующие статью и пункт нормативного акта.

Трудовая книжка с оформленной записью об увольнении выдаётся работнику непосредственно в день увольнения.